ปัญหาส่วนใหญ่ของเจ้าของหอพัก ทั้งค้างค่าเช่า ห้องเสียหาย และเรื่องร้องเรียนจากห้องข้าง ๆ ป้องกันได้ตั้งแต่ก่อนเซ็นสัญญา การคัดกรองผู้เช่าไม่ได้หมายถึงการเลือกปฏิบัติ แต่คือการตรวจข้อมูลพื้นฐานให้ครบและพูดคุยให้ชัดก่อนเริ่มสัญญา บทความนี้รวมสิ่งที่ควรดูและวิธีทำอย่างเป็นธรรม
ข้อมูลพื้นฐานที่ควรขอ
- บัตรประชาชนหรือพาสปอร์ต: ตรวจว่าชื่อและรูปตรงกับผู้มาเช่า
- เบอร์โทรที่ติดต่อได้จริง: ลองโทรกลับก่อนวันทำสัญญา
- อาชีพหรือสถานศึกษา: เพื่อประเมินความสามารถในการจ่ายและช่วงเวลาที่จะอยู่
- ผู้ติดต่อฉุกเฉิน: ชื่อ ความสัมพันธ์ และเบอร์โทร
- จำนวนผู้พักอาศัยจริง: ระบุในสัญญา เพื่อป้องกันการพักเกินจำนวนที่ตกลง
ขอเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำสัญญาและการติดต่อ และแจ้งผู้เช่าว่าจะใช้ข้อมูลเพื่ออะไร ตามหลักของ PDPA
คำถามที่ควรถามตอนมาดูห้อง
- ตั้งใจจะอยู่นานเท่าไร
- ย้ายจากที่เดิมเพราะอะไร
- มีสัตว์เลี้ยง รถยนต์ หรือมอเตอร์ไซค์ไหม
- ทำงานเป็นกะหรือกลับดึกเป็นประจำไหม
- สะดวกชำระค่าเช่าช่องทางไหน และเงินเข้าวันไหนของเดือน
คำถามเหล่านี้ไม่ได้มีไว้จับผิด แต่ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายรู้ว่าเข้ากันได้ไหม เช่น ผู้เช่าที่มีสัตว์เลี้ยงจะได้รู้ตั้งแต่แรกว่าหออนุญาตหรือไม่
สัญญาณที่ควรระวัง
- ไม่ยอมให้ดูบัตรประชาชน หรือข้อมูลที่ให้ไม่ตรงกัน
- ขอเข้าอยู่ทันทีโดยไม่ทำสัญญา หรือขอจ่ายเงินสดล่วงหน้าหลายเดือนแลกกับการไม่ทำสัญญา
- ต่อรองเงินประกันหรือขอผ่อนเงินประกันตั้งแต่วันแรก
- เบอร์โทรที่ให้ไว้ติดต่อไม่ได้
- จำนวนคนที่มาดูห้องต่างจากที่บอกว่าจะอยู่
สัญญาณเหล่านี้ไม่ได้แปลว่าคนนั้นเป็นผู้เช่าที่ไม่ดีเสมอไป แต่เป็นจุดที่ควรถามเพิ่มและตกลงให้ชัดก่อน
คัดกรองอย่างเป็นธรรม
ใช้เกณฑ์เดียวกันกับผู้เช่าทุกคน และตัดสินจากสิ่งที่เกี่ยวกับการเช่าจริง เช่น ความสามารถในการจ่ายและการยอมรับกฎของหอ ไม่ปฏิเสธเพราะเชื้อชาติ ศาสนา เพศ หรือลักษณะส่วนตัวอื่น ๆ การมีเกณฑ์ที่เขียนไว้ชัดเจนยังช่วยให้อธิบายได้เมื่อมีคนถามว่าทำไมไม่ได้ห้อง
เมื่อเลือกผู้เช่าได้แล้ว
- ทำสัญญาเช่าเป็นลายลักษณ์อักษร: ระบุค่าเช่า วันครบกำหนด ค่าปรับ เงินประกัน และกฎของหอ ดูรายการที่ควรมีได้ที่เช็กลิสต์สัญญาเช่า 12 ข้อ
- ตรวจห้องร่วมกันก่อนเข้าอยู่: ถ่ายรูปสภาพห้องและให้ผู้เช่าลงชื่อในใบตรวจห้อง ดูเช็กลิสต์ตรวจห้องพัก
- บันทึกเลขมิเตอร์แรกเข้า: ป้องกันข้อโต้แย้งเรื่องค่าน้ำค่าไฟเดือนแรก
- อธิบายกฎหอและช่องทางติดต่อ: ช่องทางส่งบิล วิธีจ่ายเงิน และวิธีแจ้งซ่อม
เก็บข้อมูลผู้เช่าให้เป็นระบบ
ข้อมูลผู้เช่าที่เก็บในกระดาษหรือรูปในมือถือมักหายเมื่อจำเป็นต้องใช้ ROOMONT เก็บประวัติผู้เช่า ผู้ติดต่อฉุกเฉิน และสัญญาเช่าไว้ด้วยกัน เปิดดูได้ว่าผู้เช่าพักห้องไหนและสัญญาอยู่ในสถานะใด พร้อมบันทึกเลขมิเตอร์แรกเข้าในสัญญา ทดลองใช้ฟรี 30 วัน
