การพิมพ์บิลแล้วเดินสอดใต้ประตูทีละห้องเป็นงานที่ใช้เวลาและกระดาษทุกเดือน ทั้งยังมีปัญหาบิลหาย ผู้เช่าไม่อยู่ห้อง หรืออ้างว่าไม่ได้รับ ในขณะที่ผู้เช่าเกือบทุกคนเปิด LINE ทุกวัน การส่งบิลผ่าน LINE จึงเป็นการเปลี่ยนแปลงเล็กที่เห็นผลเร็ว
ทำไมส่งบิลทาง LINE จึงได้ผล
- ถึงมือแน่นอน: ผู้เช่าเห็นแจ้งเตือนบนมือถือ แม้ไม่ได้อยู่ที่ห้อง
- จ่ายได้ทันที: เห็นยอดแล้วกดจ่ายต่อได้เลย ไม่ต้องรอกลับห้องไปดูบิล
- ย้อนดูได้: บิลเก่าอยู่ในแชต ไม่หายเหมือนกระดาษ
- ประหยัดเวลา: ไม่ต้องพิมพ์ ตัด และเดินแจก
ส่งเองทีละห้อง กับให้ระบบส่ง
หลายหอเริ่มจากถ่ายรูปบิลแล้วส่งเข้าแชตของผู้เช่าทีละคน วิธีนี้ดีกว่ากระดาษ แต่ยังมีข้อจำกัด
- ต้องส่งทีละห้อง หอ 50 ห้องคือ 50 ข้อความ
- ส่งผิดห้องได้ง่ายเมื่อทำต่อเนื่องหลายสิบครั้ง
- แชตส่วนตัวของเจ้าของปนกับเรื่องงาน
- ต้องไล่ดูเองว่าใครส่งสลิปกลับมาแล้ว
การใช้ระบบที่เชื่อมกับ LINE Official Account ของหอพักจะแก้ปัญหาเหล่านี้ เพราะระบบรู้ว่าบัญชี LINE ใดเป็นของห้องใด และส่งบิลของแต่ละห้องให้อัตโนมัติ
ขั้นตอนเริ่มต้น
- เปิด LINE Official Account ของหอพัก: แยกจาก LINE ส่วนตัวของเจ้าของ
- ให้ผู้เช่าเพิ่มเพื่อนและผูกกับห้อง: ทำครั้งเดียวตอนทำสัญญาหรือในเดือนแรกที่เริ่มใช้
- ออกบิลจากระบบ: เมื่อยืนยันบิล ระบบส่งสรุปยอดเข้า LINE ของผู้เช่าแต่ละห้อง
- ผู้เช่าเปิดดูและชำระ: ดูรายละเอียดบิล ชำระผ่าน QR หรือแนบสลิปจากหน้าเดียวกัน
สิ่งที่ควรมีในบิลที่ส่งทาง LINE
- เลขห้องและรอบบิล
- รายการแยกบรรทัด: ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าบริการอื่น
- เลขมิเตอร์ครั้งก่อน ครั้งนี้ และจำนวนหน่วย
- ยอดรวมและวันครบกำหนดชำระ
- ช่องทางชำระที่กดต่อได้ทันที
ช่วงเปลี่ยนผ่าน
ผู้เช่าบางคนอาจไม่ถนัดใช้มือถือ หรือยังไม่ได้เพิ่มเพื่อน ในเดือนแรกควรแจ้งล่วงหน้าผ่านประกาศของหอ ติดคิวอาร์โค้ดเพิ่มเพื่อนไว้ที่จุดส่วนกลาง และยังพิมพ์บิลให้ห้องที่ยังไม่ได้ผูกบัญชี โดยทั่วไปเมื่อผู้เช่าเห็นว่าจ่ายผ่านมือถือสะดวกกว่า จำนวนห้องที่ต้องพิมพ์จะลดลงเอง
ใช้ LINE ได้มากกว่าส่งบิล
เมื่อผู้เช่าผูกบัญชีแล้ว ช่องทางเดียวกันใช้ส่งประกาศของหอ แจ้งเตือนบิลใกล้ครบกำหนด และรับเรื่องแจ้งซ่อมได้ด้วย
ROOMONT ส่งบิลเข้า LINE ของผู้เช่าแต่ละห้องเมื่อออกใบแจ้งหนี้ ผู้เช่าดูประวัติบิลย้อนหลังและดาวน์โหลดใบเสร็จได้เอง ดูตัวอย่างได้ที่หน้าฟีเจอร์ของเรา
