บิลค่าน้ำค่าไฟที่ผิดเพียงห้องเดียวอาจทำให้ผู้เช่าทั้งชั้นเริ่มสงสัยบิลของตัวเอง ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดตอนคำนวณ แต่เกิดตั้งแต่ตอนเดินจดมิเตอร์ นี่คือ 7 ข้อที่พบบ่อย พร้อมวิธีป้องกัน
1. จดเลขสลับห้อง
มิเตอร์ที่ติดเรียงกันเป็นแผงโดยไม่มีป้ายเลขห้องชัดเจนทำให้จดสลับกันได้ง่าย ผลคือห้องหนึ่งจ่ายแพงเกินจริงและอีกห้องจ่ายถูกเกินจริง
วิธีป้องกัน: ติดป้ายเลขห้องที่มิเตอร์ทุกตัว และจดตามลำดับเดิมทุกเดือน
2. อ่านหลักทศนิยมรวมเข้าไปด้วย
มิเตอร์หลายรุ่นมีหลักสุดท้ายเป็นทศนิยม มักเป็นช่องสีแดงหรือมีกรอบต่างจากหลักอื่น หากอ่านรวมเข้าไป จำนวนหน่วยจะเพิ่มเป็นสิบเท่า
วิธีป้องกัน: ตกลงกันให้ชัดว่ามิเตอร์แต่ละรุ่นอ่านกี่หลัก และเขียนไว้ในคู่มือสำหรับคนจด
3. คีย์เลขผิดตอนย้ายจากกระดาษลงคอมพิวเตอร์
การจดลงกระดาษแล้วกลับมาพิมพ์ลง Excel เป็นการทำงานสองรอบ และเพิ่มโอกาสผิดเป็นสองเท่า เลข 1362 กลายเป็น 1326 ได้ง่ายมากเมื่อพิมพ์ต่อกันหลายสิบห้อง
วิธีป้องกัน: บันทึกเลขมิเตอร์ลงระบบตั้งแต่หน้าห้องผ่านมือถือ ไม่ต้องคีย์ซ้ำ
4. เลขมิเตอร์ครั้งนี้น้อยกว่าครั้งก่อนแต่ไม่มีใครสังเกต
เกิดได้จากการจดผิด การเปลี่ยนมิเตอร์ใหม่ หรือมิเตอร์วนกลับไปเริ่มที่ศูนย์ หากปล่อยผ่าน ระบบคำนวณจะได้หน่วยติดลบหรือยอดที่ผิดไปมาก
วิธีป้องกัน: ตรวจทุกครั้งว่าเลขครั้งนี้ต้องมากกว่าหรือเท่ากับครั้งก่อน หากเปลี่ยนมิเตอร์ ให้บันทึกเลขสุดท้ายของตัวเก่าและเลขเริ่มต้นของตัวใหม่ไว้
5. จดไม่ตรงวันเดิมทุกเดือน
เดือนนี้จดวันที่ 25 เดือนหน้าจดวันที่ 30 ทำให้รอบบิลยาวไม่เท่ากัน ผู้เช่าจะเห็นยอดสูงขึ้นทั้งที่ใช้เท่าเดิม และเข้าใจว่าถูกคิดเกิน
วิธีป้องกัน: กำหนดวันจดมิเตอร์ตายตัว และแจ้งผู้เช่าไว้ในสัญญาหรือประกาศของหอ
6. ไม่ได้จดมิเตอร์ตอนผู้เช่าย้ายเข้าและย้ายออก
หากไม่มีเลขเริ่มต้นของผู้เช่าใหม่ ผู้เช่าคนใหม่อาจต้องจ่ายส่วนที่คนเก่าใช้ หรือเจ้าของต้องรับภาระส่วนต่างเอง
วิธีป้องกัน: จดเลขมิเตอร์และถ่ายรูปทุกครั้งในวันส่งมอบห้องและวันคืนห้อง แล้วให้ผู้เช่ารับทราบ
7. ไม่มีหลักฐานเมื่อผู้เช่าโต้แย้ง
เมื่อผู้เช่าบอกว่าไม่ได้ใช้มากขนาดนั้น การมีเพียงตัวเลขในสมุดไม่เพียงพอให้คุยกันจบได้เร็ว
วิธีป้องกัน: ถ่ายรูปหน้าปัดมิเตอร์ทุกเดือน และแสดงเลขครั้งก่อน เลขครั้งนี้ กับจำนวนหน่วยไว้ในบิลให้ผู้เช่าตรวจเองได้
สรุป
ข้อผิดพลาดเกือบทั้งหมดป้องกันได้ด้วยสามอย่าง คือ จดเป็นลำดับและวันเดิมทุกเดือน บันทึกครั้งเดียวไม่คีย์ซ้ำ และมีการตรวจเลขผิดปกติก่อนออกบิล
ROOMONT ออกแบบหน้าจดมิเตอร์สำหรับใช้บนมือถือ เดินจดทีละห้องตามลำดับ ระบบคำนวณหน่วยให้ทันที และเตือนเมื่อเลขที่กรอกน้อยกว่าครั้งก่อน ดูรายละเอียดได้ที่หน้าฟีเจอร์ของเรา
